Datagestuurde managementinformatie bij Hans Anders

Internationale uitbreiding vereist verbetering in rapportage

De strategie van internationale expansie vereist een verbetering van de rapportageprocessen. "We hadden niet de tools om een overname te consolideren", legt Hans Platschorre, CFO van de Hans Anders Retail Group, uit. "Bovendien was de oude situatie minder robuust en gaf ons niet de gewenste snelheid en flexibiliteit. Een nieuwe consolidatietool was een vereiste om de strategie te kunnen implementeren."

Een dergelijke buy-and-build strategie is typerend voor private equity partijen. De Hans Anders Retail Group is eigendom van investeringsfonds 3i, dat ook deels eigenaar is van sportschoolketen Basic-Fit en budgetwinkel Action.

"Binnen 3 maanden en binnen budget waren we live" - Hans Platschorre, CFO

Keuze voor CCH Tagetik

De retailer koos voor CCH Tagetik, waarna de implementatie soepel verliep. "Vanuit de financiële functie kozen we voor Finext. In een aantal logische stappen en binnen een strakke planning hebben we de rapportage op orde gekregen", vertelt Hans. "Binnen 3 maanden en binnen budget waren we live."

Hans en Onno Hillers, van Hans Anders Retail Group, zijn dan ook positief over de samenwerking met Finext. "Finext is een fijne partner om een project mee te doen. Toen er tegenslagen waren in de bezetting van ons eigen team, was iedereen van Finext flexibel", zegt Onno. "De korte communicatielijnen helpen, net als de betrokkenheid van beide kanten. Als ik op vrijdagavond iets af had, wist ik dat Onno er meteen mee aan de slag zou gaan", zegt Dennis Gerritsen. Dennis is nauw betrokken bij de implementatie van het nieuwe systeem van Finext.

Eerst een boardpack

Het projectteam kiest voor een unieke aanpak door eerst een boardpack te maken en daarna de managementinformatie op te zetten. "Normaal zouden we het andersom doen, maar eigenlijk was het geen keuze: mijn grootste stakeholder is de investeerder, zij hebben voorrang," legt Hans uit. De gekozen aanpak wierp al snel zijn vruchten af. "Dat bewijst zich nu," zegt Onno. "Na tien maanden hebben we daadwerkelijk een overname in het buitenland gedaan. Binnen twee tot drie maanden na de eerste deal waren de financiën, P&L en balans geïntegreerd in CCH Tagetik. Ik zou er niet aan denken om tegelijkertijd met een integratie een nieuwe tool te moeten implementeren."

Ambitieuze stap in gegevensgestuurde informatiestromen

De retailer maakt meteen een flinke stap in de informatievoorziening door te kiezen voor een combinatie van CCH Tagetik en Tableau. Financiële informatie en operationele gegevens komen samen in één database en vervolgens wordt de informatie gevisualiseerd in Tableau.

Hierdoor ontstaan datagestuurde informatiestromen die het bedrijf kan gebruiken om direct te sturen. Operationele managers krijgen bijvoorbeeld financiële informatie en operationele KPI's in één scherm te zien. "Zowel binnen 3i als binnen Nederland lopen we hiermee voorop, terwijl we een jaar geleden echt 10 tot 15 jaar achter liepen", zegt Hans. "Je bent in korte tijd van 0 naar 100 gegaan", beaamt Martijn Meuling, vanuit Finext betrokken bij de toolselectie.

Snelle managementinformatie van Tagetik naar PowerPoint en Word

Op de vraag of de investering in CCH Tagetik in de praktijk de managementinformatie oplevert die werd verwacht, is Hans duidelijk: "Een volmondig ja. Dit is een geslaagd project, zeker omdat we tot het uiterste zijn gegaan met de integratie van PowerPoint en Word. Het jaarverslag is eigenlijk volledig geautomatiseerd en het boardpack was na een aantal iteraties helemaal klaar. Vaak komen er tijdens dit soort projecten inconsistenties naar boven, waardoor het plan verschuift en die geplande koppelingen met Office er nooit komen. In dit project was dat wel het geval."

"Die koppelingen zijn als de spreekwoordelijke plinten na een verbouwing, die doen we later wel weer," zegt Martijn. "Het vergt ook wel wat visie van de sponsor in zo'n project, om te zorgen dat zijn mensen de tijd krijgen zodat het ook echt gebeurt. Dat zien wij soms ook anders."

Geautomatiseerd boardpack van 70 pagina's

"De PowerPoint-integratie is echt een toegevoegde waarde voor ons; met één druk op de knop worden alle cijfers bijgewerkt," zegt Onno. "Met een boardpack van 70 pagina's is dat de moeite waard," zegt Dennis lachend.

Naast de integratie is Onno ook enthousiast over de snelheid en het inzicht: "We spelen nu veel dichter op de bal. Op de derde of vierde werkdag weten we het resultaat van de vorige periode. Daarnaast is het detailniveau veel beter dan voorheen. We hadden een boardpack dat bestond uit tabellen met financiële cijfers. De managementinformatie die we nu van CCH Tagetik krijgen is veel breder; niet alleen informatie over de P&L, maar bijvoorbeeld ook over het aantal verkochte glazen. We kunnen dat nog verder specificeren, bijvoorbeeld per merk, per promotie, per type winkel en per gemiddelde verkoopprijs."

Data scientists en controllers in één team

Onno's nieuwe functietitel - Manager Business Control en Business Intelligence - laat al zien dat datagedreven financiën belangrijk zijn binnen de Hans Anders Retail Group. De business controllers en data scientists vormen sinds kort samen één team. De nieuwe rapportagemogelijkheden geven een boost aan deze transitie binnen finance. "Ik zie de implementatie van CCH Tagetik als de eerste fase van deze nieuwe rol," zegt Onno. "Hiervoor was ik Finance Manager. De meeste tijd besteedde ik aan het invoeren en beheren van de financiële administratie."

"Ik ben dezelfde professional, maar met betere tools" - Onno Hillers, Manager Business Control & BI

Impact van Tagetik en managementinformatie op het bedrijf

Ze zijn blij met hun nieuwe rol. Onno: 'Ik zit nu zo dicht op de business. Met CCH Tagetik in combinatie met Tableau is er zoveel meer managementinformatie over het hele primaire proces. We kunnen aan een touwtje trekken om te zien wat er gebeurt als we iets veranderen. Ik ben dezelfde professional, maar met betere tools. Als functie hebben we daardoor meer impact op de business."