Mit 448 Jahren ist Lucas Bols eines der ältesten Unternehmen in den Niederlanden. Dennoch ist das Getränkeunternehmen bemerkenswert innovativ, sowohl bei der Entwicklung neuer Produkte als auch bei der Kontrolle. Externe Daten werden mit den eigenen Daten in Oracle Planning & Budgeting Cloud (PBC) kombiniert, um eine detaillierte Absatzplanung zu erstellen.
Vorhersagbarkeit ist von entscheidender Bedeutung, sagt Eric de Vries, Finance Director Brands & Markets bei Lucas Bols: "Wir arbeiten in 110 Ländern mit mehr als 20 Marken, mit all der Dynamik, die damit verbunden ist. Um darauf schnell reagieren zu können, braucht man eine gute Prognose. Je detaillierter man planen kann, desto berechenbarer wird man."
"Wir wollen in der Lage sein, die Folgen von Trends und Entwicklungen schnell zu erkennen".
Vertriebsplanung in Oracle PBC
Um dies zu erreichen, wird Oracle PBC (früher Oracle PBCS) für die Vertriebsplanung eingesetzt. Es kalkuliert sofort die Auswirkungen von Trends und Entwicklungen. "Wir wollen schnell die Folgen sehen, wenn zum Beispiel irgendwo die Verbrauchssteuern erhöht werden oder der argentinische Peso abwertet. Wir wollen auch die Auswirkungen von Entwicklungen wie dem Brexit richtig einschätzen können", sagt Eric.
Mit über 20 Marken in 110 Ländern ist Lucas Bols ein wichtiger Global Player für Liköre, Genever, Gin und Wodka. Das Unternehmen besteht seit 444 Jahren und ist damit eines der ältesten aktiven Unternehmen in den Niederlanden. Trotz dieser langen Unternehmenstradition ist das Getränkeunternehmen sehr innovativ. So werden ständig neue Produkte entwickelt, um auf Trends im Verbraucherverhalten zu reagieren, wie z. B. Cocktails mit weniger Alkohol oder weniger Kalorien.
Unterstützung der Wachstumsstrategie
Lucas Bols will seine globalen Marken wie Bols und Galliano weiter stärken und ausbauen. Eine detaillierte Absatzplanung unterstützt diese Strategie. "Man muss in der Lage sein, einen Einblick zu geben, woher das Wachstum kommen soll und wie man es erreichen will", sagt Eric.
Mit diesen Erkenntnissen werden spezifische kpi's für das kommerzielle Team und das Marketing festgelegt. Eric: "Es ist gut, wenn man das Erreichen von Zielen mit Fakten belegen kann. Im Finanzbereich können wir die Daten nutzen, um zu zeigen, ob etwas erfolgreich ist oder nicht."
Kombination von externen Daten mit eigenen Prognosen für eine einheitliche Absatzplanung
Die Prognose ist faktenbasiert und sehr detailliert. Ein großer Teil dieser Daten stammt von externen Parteien. Außerdem wird ein Teil der Prognosen wiederum mit einer anderen externen Partei geteilt. Das passt zum Organisationsmodell von Lucas Bols: "Nur in den USA haben wir eine eigene Tochtergesellschaft und in den Niederlanden ein Joint Venture, an dem wir 50 % halten. Der Rest ist extern: Die Produktion ist ausgelagert und für jeden Markt gibt es einen Vertriebshändler", erklärt Eric. "Wir vergleichen die Prognosen der 100 externen Vertriebshändler mit den Prognosen unseres Vertriebsteams. Dann übersetzen wir die Ergebnisse in eine Verkaufsplanung für die externe Produktionsfirma."
Die Verarbeitung der Daten von so vielen externen Parteien bedeutet eine ganze Menge: "Die 100 verschiedenen Distributoren liefern ihre Daten auch in 100 verschiedenen Formaten. Wir konvertieren diese dann in eine Vertriebsplanung in Oracle PBC", sagt Timo van Leeuwen. Als Berater und Vertrauensperson von Finext ist Timo van Leeuwen seit etwa 13 Jahren in den Planungsprozess bei Lucas Bols eingebunden.
Vom Private-Equity-Eigentümer zum IPO
Seit 2015 ist Lucas Bols börsennotiert. In der Zeit davor hatte das Unternehmen verschiedene Eigentümer: Es gehörte einige Jahre lang zu Remy Cointreau, und nach einem Management-Buyout im Jahr 2006 wurde eine Private-Equity-Partei zum Anteilseigner.
Eric sieht einen klaren Unterschied zwischen dem Informationsbedarf einer Private-Equity-Partei und einem börsennotierten Unternehmen. "Während es bei Private Equity vor allem um die Rendite geht, wollen Aktionäre auch die Qualität der Erträge sehen und ob sie mit der Strategie übereinstimmen. Dafür braucht man mehr Details."
Der Börsengang ist daher einer der Gründe für den Wechsel von Oracle Essbase zu Oracle PBC. "Wir wollten in der Lage sein, mehr Einblicke in die Wachstumsquellen zu geben; welche Marken sind gut und welche Märkte? Der Schwerpunkt wird auf der Finanzberichterstattung und den daraus gewonnenen Erkenntnissen liegen.
Innovativ mit Oracle PBC, FCC und ERP
Das internationale Getränkeunternehmen ist nicht nur in Bezug auf die Produktentwicklung und das Geschäftsmodell innovativ. Auch in Bezug auf Kontroll- und Finanzsysteme ist es gerne Vorreiter. So war Lucas Bols vor einigen Jahren eines der ersten Unternehmen in den Niederlanden, das Oracle PBC einsetzte.
Darüber hinaus werden derzeit auch Oracle Financial Consolidation & Close (FCC) und Cloud ERP implementiert. "Es ist gefährlich, wenn Unternehmen viele verschiedene Pakete haben, aus denen sie Daten beziehen", sagt Eric. "Ich glaube, man sollte sich für ein System entscheiden, damit man eine einzige Quelle hat, aus der man so viel wie möglich erfasst. Dann verbringt man keine Zeit damit, all die Unterschiede zu verbinden."
Backup für mehrere Tage mit Swap Automate
Das Standard-Backup der Oracle-Cloud-Lösungen spart nur einen Tag. Grund für Lucas Bols, Swap Automate zu installieren. "Wenn so viele Leute in PBC arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass ein Fehler gemacht wird. Dann ist es wichtig, dass man ihn sofort wiederherstellen kann", sagt Eric.
Diese Backup-Funktionalität wurde von Swap Support, einer auf Management spezialisierten Schwesterorganisation von Finext, entwickelt, um mehrtägige Backups auch in Oracle Cloud-Lösungen zu ermöglichen.
In der Tat werden Fehler oft erst einige Tage später entdeckt. "Wir haben das auf die 'harte Tour' herausgefunden", erklärt Eric. "Damals mussten wir mit einem manuellen Backup arbeiten, das schon ein paar Wochen alt war. Für uns war es ein Kinderspiel, Swap Automate zu installieren, sobald wir von seiner Existenz erfuhren."
"Statt Diskussionen über die Berechnungen gibt es jetzt Fragen zu den Details. Damit steigt auch die Qualität der Gespräche".
Schnellere und bessere Prognosen mit Oracle PBC
Eric steht dem neuen Planungsmodell in Oracle PBC positiv gegenüber. "Der große Vorteil ist, dass man Szenarien viel schneller berechnen kann. Innerhalb einer Stunde weiß ich, welche Folgen ein Ereignis hat, das wir draußen sehen. Früher brauchten wir dafür 1 bis 2 Tage, und wir mussten viel mehr manuelle Berechnungen durchführen."
Auch die Qualität der Prognosen hat sich verbessert. "Anstatt über die Berechnungen zu diskutieren, werden jetzt Fragen zu den Details gestellt. Die Diskussionen drehen sich mehr um den Inhalt als um den Prozess. Infolgedessen steigt die Qualität.
Vollständig automatisierte Vertriebsplanung
Eric optimiert den Planungsprozess kontinuierlich und Schritt für Schritt. "Neben den Volumentrends möchte ich auch Trends bei den Preisen planen: Welche Geschmacksrichtungen laufen gut und welche Auswirkungen hat das auf unsere Margen. Außerdem möchte ich mehr externe Quellen einbeziehen, zum Beispiel zum Verbraucherverhalten. Mein ultimatives Ziel ist eine vollautomatische Vorhersage, bei der die Trendlaufzeiten bereits enthalten sind."
