Als CEPI wuchs und immer komplexer wurde, wurde der Bedarf an Struktur in der Finanzplanung immer dringender. Gemeinsam mit Finext hat CEPI den Planungsprozess neu gestaltet: mehr Kontrolle, kürzere Vorlaufzeiten und eine zuverlässige Quelle der Wahrheit - dank des Einsatzes einer intelligenten, zielgerichteten Finanzplanungssoftware.
Die CEPI (Coalition for Epidemic Preparedness Innovations) wurde 2017 auf dem Weltwirtschaftsforum in Davos gegründet. Es handelt sich um eine ehrgeizige globale Partnerschaft zwischen öffentlichen, privaten und philanthropischen Organisationen. Ihr Ziel: die Entwicklung von Impfstoffen und Gegenmaßnahmen gegen Epidemien und Pandemien zu beschleunigen - mit gleichem Zugang für alle.
Im Mittelpunkt der CEPI-Strategie für 2022-2026 steht die 100-Tage-Mission: eine Herausforderung, innerhalb von 100 Tagen Impfstoffe gegen neue Krankheitserreger zu entwickeln. Mit Niederlassungen in Norwegen, dem Vereinigten Königreich und den USA benötigt CEPI nicht nur Innovation in der Wissenschaft, sondern auch Belastbarkeit und Präzision in der Finanzfunktion.
Nach einer Phase starken Wachstums - teilweise aufgrund der Pandemie - erkannte das Finanzteam von CEPI, dass die bisherige Arbeitsweise, die auf umfangreichen Excel-Dateien und manuellen Konsolidierungen beruhte, nicht mehr tragbar war. Der Bedarf an einer Automatisierung der Finanzprozesse wurde deutlich: Die Prozesse mussten effizienter, skalierbarer und weniger fehleranfällig werden.
"Wir arbeiteten mit zahlreichen Registerkarten in großen Dateien, die zu viele Details enthielten. Die Zusammenführung dieser Informationen war sehr zeitaufwändig und führte häufig zu Fehlern. Die Personalplanung war besonders schwierig, und die Investitionsvorlagen erforderten viel Zeit von mehreren Teams."- Tuva Stolen, Leiterin der Abteilung FP&A bei CEPI
Gemeinsam Fortschritt schaffen
Eine externe Bewertung führte zur Wahl eines neuen FP&A-Tools, das den Bedürfnissen von CEPI besser entsprach. Aber es ging nicht nur um Technologie - es ging auch um Vertrauen und Zusammenarbeit. Von Anfang an spielte Finext eine entscheidende Rolle bei der Schaffung von Unterstützung. Während andere Parteien sich auf Systemdemos konzentrierten, bot Finext direkte Antworten auf finanzspezifische Fragen und half dem Team, sich vorzustellen, wie das neue System in ihrem Kontext funktionieren würde.
"Finext hat uns direkte Antworten auf finanzielle Fragen gegeben und uns Vertrauen in den Prozess vermittelt. Sie haben unsere Herausforderungen wirklich verstanden und wussten, wie wir sie lösen können."- Tuva Stolen, Leiterin FP&A bei CEPI
Die erste Anwendung - zur Vorhersage der Betriebskosten - war innerhalb von drei bis vier Monaten einsatzbereit. Die Umsetzung war intensiv und ko-kreativ, wobei das interne Team eng in die Gestaltung und Einrichtung eingebunden war.
"Es war wirklich learning by doing. Manchmal war es hektisch, weil man die Umsetzung mit der täglichen Arbeit kombinieren musste. Aber Finext half uns, uns zu konzentrieren, Prioritäten zu setzen und die richtige Zeit und die richtigen Ressourcen freizusetzen.
Konkrete Ergebnisse, sofort spürbar
Die Umstellung brachte sofortige Ergebnisse. Was früher ein fragmentierter und fehleranfälliger Planungsprozess war, ist jetzt strukturiert und skalierbar:
- Der Planungszyklus wurde halbiert - Prozesse, die früher zwei Wochen dauerten, dauern jetzt nur noch eine Woche
- Bessere Konsolidierung und Versionsverwaltung
- Mehr Zeit für die Analyse statt für die Datenerfassung
Dank strukturierter Arbeitsabläufe, klarer Datenverantwortung und dem Einsatz der richtigen Finanzplanungssoftware hat CEPI jetzt mehr Kontrolle über die Kosten, eine bessere Prognosegenauigkeit und die Gewissheit, Entscheidungen schneller treffen zu können. Der nächste Schritt? CEPI bereitet sich jetzt auf eine neue Phase vor, mit einer Beitragsplanung und einer konsolidierten Cashflow-Planung.
"Wir sind froh, dass wir jetzt ein Gesamtbild haben und nicht mehr nur einzelne Dateien. Das neue System ermöglicht es uns, flexibel auf Veränderungen zu reagieren - fast schon agil."
- Tuva Stolen, Leiterin der Abteilung FP&A bei CEPI
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