Wenn eine Tochtergesellschaft der Terberg Group mit der spanischen RosRoca Group fusioniert, steigt ihr Umsatz um 100 %. Dies erfordert erhebliche Änderungen in den Berichtsabläufen, zumal zwei unterschiedliche Rechnungslegungsgrundsätze verwendet werden. Das Familienunternehmen möchte auch den Planungsprozess verbessern. Durch die Berichterstattung mit OneStream können all diese Änderungen schnell umgesetzt werden.
Die Fusion von Terberg Environmental mit der spanischen RosRoca-Group macht die Terberg Group ab sofort zu einem der größeren Akteure in Europa. "Durch die Übernahme haben wir unsere Größe verdoppelt", sagt Bart de Haas von der Terberg Group. Der Umsatz steigt um rund 100 % und die internationale Organisation wächst auf 2.500 Mitarbeiter an. Auch die Zahl der Einheiten verdoppelt sich von 25 auf 50. Das Familienunternehmen ist ein weltweiter Anbieter von unter anderem Spezialfahrzeugen und Leasingfahrzeugen.
Mehrere GAAPs in einer Plattform
Die Auswirkungen dieser Übernahme auf die Finanzen sind vielfältig. "Wir hatten einen breiteren Informationsbedarf und wollten unsere Berichtsströme weiter professionalisieren", fährt Bart fort. "Außerdem berichten wir mit OneStream jetzt sowohl nach Dutch GAAP als auch nach UK GAAP." Der Grund dafür ist, dass die neue Terberg RosRoca Group ihren Sitz in Großbritannien hat. Das bedeutet, dass die Berichterstattung nach UK GAAP erfolgt, während die Terberg Group nach Dutch GAAP berichtet.
Es wird eine einzigartige Lösung rund um das Reporting für die beiden unterschiedlichen GAAPs geschaffen. "Beide GAAPs werden innerhalb derselben Plattform erstellt", erklärt Andreas Nederhoed, der an der Implementierung von OneStream von Finext beteiligt war. "Die Unternehmen laden die Daten in einem Durchgang, und danach berichten wir auf zwei Arten."
Berichterstattung mit OneStream
Die Terberg Group möchte bei ihren Konsolidierungs- und Berichtsprozessen eine Vorreiterrolle einnehmen. So war das Familienunternehmen vor einigen Jahren die zweite Organisation in den Benelux-Ländern, die OneStream implementierte. "Wenn man mit OneStream berichtet, merkt man, dass die Flexibilität der Plattform bei der Integration hilft", sagt Ivo Jansen von der Terberg Group. "Diese Flexibilität war ursprünglich auch einer der Gründe für die Wahl dieser Lösung." Weitere Gründe für die damalige Wahl waren Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit.
Das Familienunternehmen will noch viele weitere Schritte mit der Plattform unternehmen. "Wir nutzen derzeit nur 20 % der Möglichkeiten von OneStream", sagt Bart. Grund genug, eine Folgeimplementierung zu starten. "OneStream kann noch viel mehr als das, wofür wir es ursprünglich gekauft haben, zum Beispiel um Querschnitte und Berichtsanforderungen zu erstellen", sagt Ivo. "Jetzt, da wir das Potenzial von OneStream kennen, können wir es noch besser einrichten."
"Jetzt, da wir das Potenzial von OneStream kennen, können wir es noch besser einrichten."
Rolling forecast
Einer der nächsten Schritte ist die Einrichtung des Planungsprozesses. "Wir wollen den Planungsprozess effizienter gestalten", erklärt Bart. "Letztes Jahr haben wir drei Monate damit verbracht, Budgets zu sammeln, sie in OneStream einzugeben und sie ordentlich zu verteilen." "OneStream kann diesen Prozess sehr gut unterstützen", sagt Maaike Brouwer von Finext. "Wir haben es jetzt so eingerichtet, dass die Benutzer die Daten nicht mehr in Tabellenkalkulationen eingeben, sondern direkt in OneStream."
Bart ist ein starker Befürworter einer rollenden Prognose. "Während der Haushaltsrunde im September sind alle sehr beschäftigt, aber ich möchte, dass die Organisation kontinuierlich in die Zukunft blickt. Wenn man im Juni eine 18-Monats-Prognose erstellt, hat man eigentlich schon die erste Version des Budgets. Dann kann sich das Management bereits damit befassen. Rückmeldungen des Managements, wie z. B. weniger Kosten oder mehr Umsatz, können dann in die nächste Prognose einfließen. Auf diese Weise wird die Vorhersage jeden Monat überprüft und wird dadurch immer genauer". Dies erfordert jedoch noch einen Mentalitätswandel innerhalb der Organisation. "Diese Denkweise entspricht noch nicht dem, was die Kontrolleure gewohnt sind", sagt Ivo. "In OneStream ist alles möglich, aber die Leute müssen mitmachen", stimmt Bart zu. "Man will verhindern, dass die Leute denken, es sei eine Blackbox.
Professionalisierungskampagnedank der Berichterstattung mit OneStream
Auch in der internen Organisation entwickelt sich die Terberg Group rasch weiter. "Wir sind dabei, die Organisation zu professionalisieren. Das hat mit einem größeren Veränderungsprozess zu tun: Wie wollen wir die Organisation führen, nachdem wir größer geworden sind? "George Terberg leitet das Unternehmen bereits seit 37 Jahren. Früher hatte er so viel Gespür für das Geschäft, dass er die Zahlen nicht brauchte, um zu wissen, ob die Dinge gut liefen. Aber das Unternehmen ist größer geworden, und er distanziert sich immer mehr. Der Vorstand braucht mehr Informationen".
Gleichzeitig kommt auch der Informationsbedarf des Unternehmens ins Spiel. "Jeder Teil hat viel Freiheit; Unternehmertum ist das A und O. Weil OneStream so flexibel ist, hoffen wir, dass wir schnell auf Informationsanfragen reagieren können. Der Wert eines solchen Softwarepakets kommt dann stark zur Geltung". erklärt Bart. Mit der Dashboarding-Funktion in OneStream machen sie diese Informationen transparent.
"Es ist besser, es einfach zu halten. Dann ist es leichter zu verstehen, effizienter und leichter auszutauschen".
Wünsche ausgleichen
Bei der Umsetzung aller Anforderungen ist es nach Ansicht von Bart und Ivo wichtig, den Zweck der Änderungen im Auge zu behalten. Bart: "Man muss sich immer fragen, wozu man sie braucht." Ein Beispiel dafür ist das Spannungsverhältnis zwischen der Berichterstattung an die Gruppe und den lokalen Rechenschaftspflichten. "Die Länder müssen der Gruppe 12 Mal im Jahr Bericht erstatten. Das sollte im Vergleich zu den lokalen Anforderungen an die Rechenschaftspflicht, denen die lokale Organisation nur einmal im Jahr Bericht erstatten muss, führend sein."
"Wenn man all die Möglichkeiten des Pakets sieht, ist man zunächst versucht, es zu komplex zu gestalten", sagt Ivo. "Es ist besser, es einfach zu halten. Dann ist es leichter zu verstehen, effizienter und einfacher auszutauschen".
