Altijd al willen weten hoe een Purchase to Pay proces werkt? Ik neem je graag mee in mijn interview met collega Yvo Slagman, P2P specialist bij Finext. In dit artikel neem ik Yvo's methodologie onder de loep door drie projecten te vergelijken met klanten uit de voedingsmiddelen-, bouw- en zorgsector.
Het Purchase to Pay-proces aanpakken: Hoe!
Elk project begint met andere doelstellingen, maar toch zijn er veel overeenkomsten te vinden. Zo was de doelstelling bij de voedingsmiddelenorganisatie om de wildgroei van indirecte uitgaven onder controle te krijgen, bij de bouworganisatie om de administratieve kosten te verlagen en bij de gezondheidszorgorganisatie om de efficiëntie in het hele P2P-proces te verhogen. Je kunt zien dat er een overeenkomst is dat alle doelstellingen draaien om efficiëntie, en Yvo legt uit dat daar vaak veel kansen liggen in elke organisatie.
Implementatie
Yvo is actief in verschillende rollen tijdens een project, bijvoorbeeld als projectleider bij de bouw- en voedingsmiddelenorganisatie en als specialist bij de zorgorganisatie. In het projectteam zaten vertegenwoordigers van IT, inkoop, crediteurenadministratie en soms een technische implementatieconsultant van de applicatieleverancier. Als ik Yvo vraag welke samenstelling tot het beste resultaat leidt, zegt hij dat ''de meest succesvolle P2P-teams multidisciplinaire teams zijn waarbij de operationele inkoop en factuurverwerking onder één manager vallen. Dan ligt de verantwoordelijkheid in de keten in plaats van per afdeling en kan de beslissing over de keten door één persoon worden genomen.''
Bij de organisatie in de gezondheidszorg begon het project vanuit de behoefte om een systeem te vervangen. Er werden op dat moment drie verschillende systemen gebruikt, één voor inkoop, één voor factuurverwerking en één voor contractbeheer. Uiteindelijk werd gekozen voor Proactis vanwege de geïntegreerde oplossing die een grote efficiencyslag in het proces oplevert, het gebruiksgemak vergroot en de beheerslast vermindert. Dit was in de oude situatie niet mogelijk door het gebruik van verschillende systemen. Yvo legt uit dat ''het uitgangspunt zou moeten zijn dat je naar één applicatie gaat, maar het kan natuurlijk zijn dat dit niet haalbaar is. Als je bijvoorbeeld een groot ERP-pakket in de organisatie hebt, is het soms beter om te kiezen voor een beschikbare oplossing van hen.''
Dit was het geval bij de voedingsmiddelenorganisatie, waar ze ervoor kozen om de directe uitgaven via het ERP-systeem te laten lopen en alleen de indirecte uitgaven via de P2P-applicatie Proactive. Tijdens dit project was het belangrijkste doel om de indirecte uitgaven onder controle te krijgen, wat een doelstelling was vanuit de financiële afdeling waar de manager ook de klant was. De doelstelling van financiën leidde tot een samenstelling van het P2P-team zonder een vertegenwoordiger van inkoop, wat het project niet ten goede kwam. Hieruit bleek opnieuw dat de samenstelling van een multidisciplinair team het meest wenselijk is.
In de bouworganisatie was de financieel manager ook de klant, alleen was het project anders opgezet. Hier werd gewerkt met een stuurgroep die overkoepelende beslissingen nam over de keten. Om het doel van kostenreductie te bereiken, koos deze organisatie voor een systeemwijziging van ISProjects naar Basware.
Hoewel de doelen van de bedrijven verschilden, maakten alle drie de organisaties de keuze om een nieuwe applicatie te implementeren als oplossing om de doelen te bereiken. Het implementeren van deze nieuwe applicatie was echter niet het enige dat ervoor zorgde dat de doelstellingen werden behaald. Er werden ook een aantal procesveranderingen doorgevoerd. Bijvoorbeeld het vooraf goedkeuren van een order in plaats van wanneer de factuur al binnen is, of het minder aantrekkelijk maken van het aanmaken van nieuwe leveranciers zodat de besteller sneller bij gecontracteerde leveranciers komt. Yvo zegt hierover dat ''het een simpele procesverandering is die ervoor zorgt dat geld bij de juiste partij wordt uitgegeven'' Direct daarna zegt Yvo dat het op papier een simpele verandering is, maar dat de implementatie erg afhankelijk is van de veranderbereidheid van de betrokken mensen.
Yvo stelt dat ''mensen, systemen en processen'' altijd samen moeten worden bekeken om een aanpak te bepalen en doelen te bereiken. ''Zonder goede en de juiste mensen wordt het heel moeilijk om een systeem te implementeren of procesveranderingen door te voeren en zo je doelen te bereiken.''
Wat generiek is aan mijn aanpak, is de drive om beide kanten van het spectrum, inkoop en financiën, tegelijkertijd aan tafel te hebben. Mijn rol daarin is om ervoor te zorgen dat ze allebei aan tafel zitten en van elkaar begrijpen dat een verandering aan één kant gevolgen heeft voor het hele proces. Het gaat dus niet om de beste oplossing voor financiën, niet om de beste oplossing voor inkoop, maar om de beste oplossing voor het P2P proces."
P2P & Gegevens
Tijdens elk P2P-project van Yvo spelen gegevens een grote rol. Op de vraag wat de rol van data is in een P2P project, antwoordt Yvo ''Dat is tweeledig. Gegevens sturen het project en bepalen het succes van je project.'' Aan het begin van het project geven gegevens een beeld van de volwassenheid van het P2P-proces en daarmee richting aan de koers die je tijdens het project gaat varen. Daarnaast kan het succes van uw project worden gemeten door slim gebruik te maken van de beschikbare gegevens.
Yvo heeft verschillende niveaus van volwassenheid in het P2P proces ervaren. Bij het gebruik van een P2P applicatie is er over het algemeen meer procesinformatie beschikbaar dan bij het gebruik van data uit bijvoorbeeld een ERP systeem. Met de data van een P2P applicatie kan Finext process mining beter toepassen omdat de organisatie al veel informatie heeft.
Tijdens de projecten in de zorg- en bouworganisatie was er een ''wens om meer automatische matching van facturen met orders te bereiken en ook om hetzelfde of meer werk met minder mensen te doen. '' Dus indicatoren die belangrijk zijn tijdens deze P2P-projecten zijn onder andere het aantal facturen per FTE (je verwerkingscapaciteit) en de 2- of 3-weg matching (het matchen van je PO-facturen met orders). Vanuit de organisatie in de voedingssector was er naast deze indicatoren ook een focus op spend under contract (goederen ingekocht bij gecontracteerde leveranciers). Yvo legt uit ''Grip op spend, dat is wat je dan wilt''. Dit zijn generieke indicatoren voor elk P2P-project, ongeacht in welke organisatie je zit. Afhankelijk van de doelstellingen prioriteer je vervolgens de KPI's die je tijdens het project wilt monitoren.
Naast de generieke indicatoren schetst Yvo ook een kleine kanttekening bij het gebruik van data: ''Data is niet heilig. Het kan ook gebeuren dat de data laat zien dat een proces heel efficiënt is met weinig goedkeuringsstappen, maar dat er buitenstaanders met een papiertje voor handtekeningen door de organisatie zijn geweest.'' Dan is er geen registratie van deze processtap, ook al heeft het wel invloed op de doorlooptijd van bestelling tot betaling.
P2P & Automatisering
Op dit moment hoor en lees je veel over automatisering binnen P2P, welke rol speelt dat volgens jou in jouw projecten? ''De grootste kansen liggen in het hebben van een goede P2P applicatie. Wanneer je 8 à 9000 facturen in een organisatie op jaarbasis hebt, kan het al een flinke optimalisatie bieden."
"Daarnaast zie ik veel potentie in Robotic Process Automation (RPA) als je je processen niet in één systeem kunt onderbrengen. Daar kun je een deel afdekken dat je niet zomaar kunt automatiseren, zodat je bijvoorbeeld van 80% optimalisatie naar 90% of 100% kunt gaan door RPA in te zetten.'' Voorbeelden van de toepassing van RPA in P2P zijn bijvoorbeeld het maken van vaste boekingen, mailboxverwerking voor elektronische facturen of herinneringen wanneer je informatie in meerdere systemen moet vastleggen. Yvo ziet deze trend groeien en krijgt steeds meer vragen over het gebruik van nieuwe technologieën om het proces zo efficiënt mogelijk in te richten.
Conclusie en resultaten
Bij de organisatie in de gezondheidszorg en de voedingsmiddelen- en bouwsector ten slotte zijn P2P-toepassingen succesvol geïmplementeerd en worden ze gebruikt door zowel de inkoop- als de crediteurenafdeling. Op de vraag wanneer je een P2P-project afrondt, zegt Yvo meteen ''Nooit! Haha! Het doel is om zo efficiënt mogelijk te werken met misschien wel 100% geautomatiseerde factuurverwerking zonder menselijke tussenkomst. Daarnaast moet iedereen in de organisatie een order kunnen plaatsen, wat enige kennis en ervaring van medewerkers vereist. Het verbeteren van je P2P proces is dus eerder een doorlopend proces dan een project met een begin en een eind.
Ik sluit het interview af met mijn meest prangende vraag, wat zijn de ideale ingrediënten voor een soepel lopend P2P-project. Allereerst legt Yvo uit dat er beschikbaarheid van middelen moet zijn, en daarmee bedoelt hij een goede projectleider en goed beschikbare mensen die tijd krijgen van de organisatie om bij te dragen. Dit zou natuurlijk onderdeel moeten zijn van de basishygiëne, maar ik zie te vaak dat dit niet het geval is''. Ten tweede noemt hij het hebben van een duidelijk doel voor ogen. Zonder goed te hebben gedefinieerd waar je als team naartoe werkt, of dit nu in de richting van bepaalde KPI's is of in de richting van een bepaalde situatie, heeft geen enkel P2P-project een kans van slagen. Hij sluit af met een innovatief ingrediënt. Als je je P2P-proces echt wilt optimaliseren richting 100% geautomatiseerde factuurverwerking, zul je (ook) meer innovatieve methoden zoals RPA moeten gaan gebruiken dan alleen een P2P-toepassing.