Hoe je effectieve Excel-dashboards maakt

Wat maakt een goed dashboard?

De beste dashboards hebben drie dingen gemeen:

• Duidelijkheid - Richt je op de paar KPI's die belangrijk zijn voor je doelgroep.
• Interactiviteit - Laat gebruikers gegevens verkennen met slicers, filters en tijdlijnen.
• Verhalen vertellen - Organiseer visuals op een manier die de lezer van het grote geheel naar de details leidt.

Een goed dashboard leidt de kijker naar een mening over de gegevens, in plaats van ze zoveel mogelijk getallen te laten zien.

Stap 1: Bereid uw gegevens voor

Schone, gestructureerde gegevens vormen de basis van elk dashboard. Gebruik Excel-tabellen of Power Query om invoer uit verschillende bronnen te standaardiseren. Een goede gewoonte is om je gegevens te organiseren in een of meer verborgen bladen in Excel, die duidelijk gelabeld zijn voor eindgebruikers en toekomstige bewerkers van het dashboard. Vermijd het kopiëren van gegevens naar deze sheets en automatiseer dit zoveel mogelijk om extra werk en menselijke fouten te voorkomen.

Stap 2: Visuals maken

Als de gegevens klaar zijn, breng ze dan tot leven met visuals die zijn afgestemd op je publiek. Hier zijn 5 voorbeelden van visuals en hoe ze kunnen worden gebruikt in je dashboard:

• Lijndiagrammen - Toon trends in de tijd om snel patronen te herkennen
• Staaf- en kolomdiagrammen - Vergelijk categorieën duidelijk naast elkaar
• Bullet charts - Houd de voortgang ten opzichte van een doel op een compacte manier bij
• Heat maps - Hoogte- en dieptepunten in grote tabellen markeren met kleur
• Sparklines - Kleine trends in cellen weergeven zonder ruimte in te nemen

De juiste grafiek maakt het inzicht meteen duidelijk, zodat je je punt duidelijk kunt maken.

Stap 3: Interactiviteit toevoegen

Goede dashboards laten gebruikers hun aandachtsgebieden kiezen zonder formules aan te raken. In Excel betekent dit

• Slicers & tijdlijnen - Filter gegevens met één klik op afdeling, regio of periode.
• Dropdowns en formulierelementen - Schakel tussen KPI's of test "Wat als" scenario's.

Je kunt bijvoorbeeld een regiofilter toevoegen aan een HR-dashboard of het effect van verschillende aannames voor omzetgroei modelleren.

Stap 4: Ontwerp voor impact

Een dashboard draait net zo goed om lay-out als om inhoud. Houd het overzichtelijk zodat gebruikers niet overweldigd worden door gegevens en het doel duidelijk is:

• Gebruik een ontwerp van 1 pagina met niet meer dan 3-4 hoofdrubrieken.
• Gebruik een consistent kleurenschema (bijvoorbeeld groen voor positief, rood voor negatief).
• Laat witruimte over om rommel te voorkomen en het oog op een natuurlijke manier te leiden.

Bekijk je dashboard vanuit het perspectief van de eindgebruiker. Bewaar alleen de informatie die absoluut noodzakelijk is voor hen en maak je beoogde doel duidelijk.

Beste praktijken en valkuilen

Doen:

• Definieer KPI's met je publiek in gedachten.
• Automatiseer waar mogelijk het verversen van gegevens.
• Houd het bij eenvoudige, effectieve visuals.

Don'ts:

• Overbelasting met te veel grafieken.
• Gebruik flitsende 3D-grafieken (ze vervormen getallen).
• Vertrouw op handmatige updates (deze kunnen leiden tot menselijke fouten).

Conclusie

Excel-dashboards geven je teams de mogelijkheid om statische rapporten om te zetten in dynamische verhalen. Ze besparen tijd, verbeteren de nauwkeurigheid en maken analyses toegankelijk voor besluitvormers. Begin met de allerbelangrijkste informatie en breid van daaruit uit wanneer dat nodig is.

Hoewel Excel niet specifiek is gebouwd voor het maken van dashboards, is het door zijn flexibiliteit en veelgebruik binnen bedrijven een prima startpunt voor een aantal basisdashboards.

‍