Een van de grootste voordelen van Excel is de flexibiliteit. Als je creatief genoeg bent, kun je bijna elk doel bereiken dat je maar wilt. Het is echter niet omdat het technisch mogelijk is, dat het ook realistisch is. Of het nu komt door de leercurve, het instellen of het onderhoud, sommige essentiële bedrijfsvereisten kosten meer tijd en moeite om in Excel in te stellen dan ze waard zijn. In die gevallen kan het nuttig zijn om hulp te krijgen van een programma zoals Vena om deze moeilijkheden te omzeilen. Een groot voordeel van Vena is dat het direct in Excel wordt geïntegreerd. Je verliest dus geen van de excel-functionaliteiten die je gewend bent, maar je kunt nieuwe functies toevoegen die helpen bij het oplossen van enkele valkuilen die bedrijven meestal ervaren als ze alleen Excel gebruiken. Hieronder bekijken we 7 veelvoorkomende problemen in Excel die Vena kan oplossen.
1. Controlespoor
Een veelvoorkomend probleem is dat er geen eenvoudige manier is om wijzigingen in Excel bij te houden. Wanneer je aan een persoonlijk bestand werkt, is dit geen groot probleem, maar zodra er meerdere mensen bij betrokken zijn, kan het moeilijk zijn om te weten wat er is gewijzigd, wanneer het is gewijzigd en door wie. Hoewel Excel online de mogelijkheid heeft om wijzigingen te tonen, is het door het sorteren en aanpassen van bladindelingen niet altijd duidelijk of de cel waar je naar kijkt betrekking heeft op dezelfde gegevens.
2. Beveiliging
Natuurlijk is beveiliging een grote zorg voor veel bedrijven. Of je nu niet wilt dat mensen bepaalde vertrouwelijke informatie zien, of gewoon wilt beperken wat er bewerkt kan worden, het is belangrijk om beperkingen in te stellen binnen je bestanden. Hoewel Excel ingebouwde blad- en werkmapbeveiliging heeft, kan het lastig zijn om deze in te stellen, vooral in grote werkmappen, en deze wachtwoorden kunnen uitlekken met sommige software. En als het wachtwoord wordt vergeten of de persoon die de werkmap heeft ingesteld vertrekt, kun je in een moeilijke situatie terechtkomen.
3. Samenwerken aan een bestand
Het delen van excel-bestanden kan nog zo'n gedoe zijn voor grote bedrijven. Het is waarschijnlijk gemakkelijk om de worsteling te herkennen van het rondmailen van excel-bestanden zonder te weten wie wat heeft veranderd. Wanneer er meerdere versies van een bestand in omloop zijn, wordt het moeilijk om te weten welke het meest up-to-date is, wat kan leiden tot verwarring en fouten in je besluitvorming. Grote spreadsheets kunnen ook vertragingen veroorzaken in de levering of zelfs niet verzonden worden. Voor organisaties die afhankelijk zijn van betrouwbare gegevens en efficiënt teamwerk, kan het onderzoeken van alternatieven voor het delen van bestanden via e-mail zorgen voor meer controle, veiligheid en productiviteit.
4. Kwaliteit van gegevens
Het handhaven van een hoge gegevenskwaliteit binnen Excel kan een constante uitdaging zijn. Hoewel gegevenskwaliteit iets lijkt waar Excel bij zou helpen, blijven handmatige invoerfouten, inconsistente opmaak en gebroken formules vaak onopgemerkt totdat ze grotere problemen veroorzaken. Verschillende gebruikers kunnen hun eigen conventies toepassen met verschillende datumnotaties of naamstructuren, waardoor het moeilijker wordt om informatie betrouwbaar uit te lijnen en te analyseren. Na verloop van tijd stapelen deze kleine inconsistenties zich op, waardoor rapporten ontstaan die de werkelijkheid niet volledig weerspiegelen. Als bedrijf dat vertrouwt op nauwkeurige inzichten om beslissingen te nemen, benadrukken deze risico's de beperkingen van Excel als enige bron van waarheid en wijzen ze op de behoefte aan robuustere, gecontroleerde oplossingen.
5. Gebrek aan processen/workflow
Excel biedt flexibiliteit, maar die vrijheid gaat vaak ten koste van de structuur. In tegenstelling tot speciale workflow- of projectmanagementtools bieden spreadsheets geen ingebouwde processen om te bepalen hoe gegevens moeten worden verzameld, goedgekeurd of gedeeld. Dit gebrek aan een gestandaardiseerde workflow kan leiden tot ad hoc praktijken: teams die vertrouwen op informele regels of persoonlijke gewoonten om dingen in beweging te houden. Als gevolg daarvan kunnen belangrijke stappen worden overgeslagen, wordt de verantwoordelijkheid onduidelijk en wordt de samenwerking vertraagd. Voor organisaties die efficiënt willen schalen en consistentie willen behouden, kan het ontbreken van een duidelijk proces in Excel al snel een knelpunt worden.
6. Hoeveelheid gegevens
Excel is beperkt tot 1.048.576 rijen en 16.384 kolommen. Bij veel grotere bedrijven is dit gewoonweg niet genoeg om volledige datasets vast te leggen, vooral in situaties waar transactiegegevens nodig kunnen zijn voor details. Zelfs voordat de limiet is bereikt, kan Excel extreem traag zijn, wat frustratie en tijdverlies veroorzaakt.
7. Enige bron van waarheid
Een ander probleem waar bedrijven met Excel vaak mee te maken hebben, is het up-to-date houden van al hun gegevens als 1 bron van de waarheid. Vooral als het gaat om meerdere mensen die gegevens invoeren in verschillende werkmappen, is het heel eenvoudig om een scenario voor te stellen waarin iemand werkt met verouderde gegevens, waardoor onjuiste conclusies worden getrokken. Als bijvoorbeeld in een prognosecyclus het verkoopteam en het financiële team verschillende aannames gebruiken in hun prognoses, dan moeten ze beslissen welke aanname "correct" is, wat tijd kost en kan leiden tot onjuiste beslissingen.
Conclusie
Excel zal altijd zijn plaats hebben, maar als je organisatie de beperkingen ervan begint te voelen, is het misschien tijd voor een slimmere aanpak. Vena combineert alles wat je al weet en leuk vindt aan Excel met de structuur, controle en schaalbaarheid die bedrijven nodig hebben om met vertrouwen vooruit te gaan. Als je wilt zien hoe deze extra voordelen voor jouw team kunnen werken, neem dan contact met ons op - we laten je graag zien wat er mogelijk is met Vena.
