5 manieren om het projectbeheer van je portfolio te verbeteren

Er zijn genoeg recente voorbeelden van uit de hand gelopen projecten met grote kostenoverschrijdingen tot gevolg. Soms komt dit door externe problemen zoals stikstofnormen, soms door onduidelijkheid over eisen en wensen zoals in het geval van Zuidasdok, maar vaak genoeg komt het ook door het onvermogen om risico's en vertragingen in deze projecten goed in kaart te brengen. In dit artikel kijken we naar 5 manieren om beter inzicht te krijgen en te houden in deze risico's in projectmanagement.

Projectbeheer met spreadsheets

Veel organisaties beheren hun projectportfolio in spreadsheets. Door de flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van deze oplossing is het al jaren een van de populairste tools. Maar zoals zo vaak is de kracht van een oplossing ook meteen een valkuil. Die flexibiliteit kan leiden tot een gebrek aan uniformiteit en de gebruiksvriendelijkheid gaat vaak ten koste van zaken als gestandaardiseerde workflows en controleerbaarheid.

Het beheren van projecten in spreadsheets kan lange tijd goed gaan. Maar vooral bij steeds grotere en complexere projecten (denk aan grote infrastructuurprojecten) wordt het uiteindelijk moeilijker om problemen in de planning of uitvoering tijdig te signaleren. Vooral als het om een portfolio van verschillende projecten gaat, wordt het moeilijk om het (financiële) overzicht te bewaren.

5 manieren om projectrisico's beter te begrijpen

Ook in Nederland staan er de komende tijd veel uitdagende projecten op de agenda. Denk maar aan de meest voor de hand liggende voorbeelden zoals het oplossen van de woningnood, het aardgasvrij maken van bestaande woningen, de aanleg van 5g en grote civieltechnische projecten. Je moet er toch niet aan denken dat deze allemaal ver uit de planning lopen of een financieel debacle worden.

Welke 5 stappen kun je nemen om een goede (financiële) controle van deze projecten te garanderen?

1. Werk samen aan dezelfde nummers

Het wordt erg moeilijk om een goed overzicht te houden als niet alle informatie in dezelfde omgeving beschikbaar is. Een typisch probleem bij grootschalige inzet van spreadsheets is dat informatie gefragmenteerd raakt. Uiteindelijk worden bestanden te groot en moeten te veel mensen er tegelijkertijd in werken. Het opknippen van bestanden leidt tot versnippering en allerlei risico's op afstemmingsverschillen. Je hebt dit probleem ook wanneer een deel van het projectmanagement in een softwareoplossing wordt gedaan, maar andere, kritieke informatie nog steeds in Excel staat. Aanpassingen in de ene bron moeten worden bijgewerkt in andere bronnen, wat leidt tot meer handmatig werk of foutgevoelige afstemmingen. In plaats daarvan is het belangrijk dat alle betrokkenen samenwerken aan dezelfde cijfers; een aanpassing die ergens wordt gedaan, moet onmiddellijk van invloed zijn op alle gerelateerde onderdelen. Zorg er dus voor dat iedereen die betrokken is bij de cijfers van een project of programma in dezelfde omgeving kan werken.

2. Een geïntegreerd overzicht maken

Bij projectbeheersing willen verschillende partijen hun eigen vragen beantwoord zien. Een projectcontroller heeft inzicht nodig in meerdere projecten, terwijl een projectmanager of klant meer details wil van één project. Informatie over duurzaamheid wordt ook steeds belangrijker, maar die verantwoordelijkheid ligt waarschijnlijk bij andere belanghebbenden.

Hoe groter en complexer het project, hoe belangrijker het is om een geïntegreerd overzicht te hebben. Dit maakt het gemakkelijk om de relatie tussen deze componenten te begrijpen. Een aanpassing in de planning heeft dan onmiddellijk invloed op de kosten en waar nodig ook op andere gebieden. Nogmaals, het is belangrijk dat alle belanghebbenden hun overzicht kunnen baseren op dezelfde informatie, ze kijken alleen naar verschillende dwarsdoorsneden en detailniveaus. Probeer de overzichten dus met elkaar te integreren en waar mogelijk op één bron te baseren.

3. Transparantie bieden tot op het laagste detailniveau

Naast het samenwerken aan dezelfde cijfers en het hebben van een geïntegreerd beeld, is het belangrijk dat alle benodigde cijfers tot op het laagste niveau beschikbaar zijn. Dit betekent niet dat alle gegevens uit een ERP-systeem nodig zijn voor je projectcontrole, maar wel dat alle relevante gegevens beschikbaar moeten zijn wanneer dat nodig is. Als je voor elke detailvraag terug moet naar je transactionele systemen (ERP), zorgt dat voor vertraging en meestal voor discussie over de cijfers. Het is belangrijk dat belanghebbenden zonder vertraging en afstemmingsverschillen kunnen doorklikken naar onderliggende details vanaf een geaggregeerd niveau.

4. Kies de juiste softwareoplossing

Kies een oplossing die structuur biedt en genoeg flexibiliteit biedt om nieuwe inzichten op te nemen. De reden dat spreadsheets nog steeds zo veel gebruikt worden op dit gebied is de grote flexibiliteit. Projectmanagement is vaak minder gestandaardiseerd dan andere planning- en controleprocessen, mede omdat er grote verschillen kunnen zijn tussen projecten. Flexibiliteit is vooral op dit gebied belangrijk. Tegelijkertijd wil je bepaalde zaken wel structureren en standaardiseren om goed te kunnen analyseren en sturen.

De overstap van Excel naar een starre softwareoplossing roept vaak weerstand op en leidt ertoe dat mensen hun eigen Excel-bestanden ernaast gaan maken. Je wilt ook niet afhankelijk zijn van (duur) maatwerk binnen de software. Er zijn verschillende oplossingen op de markt waarmee mensen binnen je eigen organisatie zelf de inrichting kunnen aanpassen waar nodig. Het kiezen van de juiste oplossing is hier dus erg belangrijk.

5. Zorg voor tijdigheid

Hoewel "tijdigheid" van informatie in veel processen belangrijk is, zien we juist bij projectbeheersing vaak uitdagingen, wederom gerelateerd aan de diversiteit van belanghebbenden en hun belangen. Een projectcontroller zal waarschijnlijk wekelijkse en maandelijkse analyses over projecten heen willen doen. Terwijl projectplanners en managers minder gebonden zijn aan deze (financiële) cyclus. Zij willen eigenlijk continu bijsturen en de actuele status hebben.

Het is belangrijk om alle belangen en behoeften goed vast te leggen in een duidelijk proces met een duidelijke volgorde. Een oplossing met goede workflowmogelijkheden kan hierbij helpen. Als het goed is opgezet, zorgt het ervoor dat alle belanghebbenden precies weten wanneer welke informatie beschikbaar is. Het minimaliseert de kans dat mensen hun eigen overzicht bewaren en zorgt ervoor dat nieuwe risico's op een project snel kunnen worden geïdentificeerd.

‍