Drinkwaterbedrijf Brabant Water wilde de kwaliteit van haar jaarverslag verhogen. Het implementeren van een Disclosure Management oplossing (SAP DM) versnelt niet alleen het proces, maar zorgt ook voor accuraat versiebeheer en een geautomatiseerde audit trail. Dit creëert ruimte voor focus op de kwaliteit van de cijfers.
"Vorig jaar kwam ik voor het eerst in aanraking met het proces rondom het jaarverslag", vertelt Henk de Boer, hoofd Financieel Economische Zaken bij Brabant Water. Brabant Water levert met 800 medewerkers drinkwater aan 2,4 miljoen inwoners en bedrijven in Noord-Brabant. "Het versiebeheer vergde veel aandacht en was foutgevoelig. De druppel was het moment dat ik onze versie naast de drukproef legde en er toch per ongeluk een wijziging niet was doorgevoerd."
"We wilden ons kunnen richten op de jaarrekening in plaats van op versiebeheer", zegt Adinda te Veldhuis, AO/IC-adviseur van Brabant Water. "De eerste prioriteit was het verhogen van de kwaliteit van het jaarverslag. We wilden voorkomen dat de accountant een andere versie in handen heeft dan wij", zegt Henk.
Verbetering van het jaarverslagproces
Op termijn streeft Brabant Water ook naar kortere doorlooptijden. "Met de mogelijkheden die de tooling biedt, kun je ook veranderingen in het proces doorvoeren", zegt Wesley Schulte van Finext. Hij is als Performance Management consultant nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe oplossing. "Vaak worden de potentiële procesverbeteringen goed begrepen na de implementatie van de Disclosure Management toepassing. Deze procesverbeteringen waren niet de oorspronkelijke reden voor de implementatie, maar vormden wel een groot bijkomend voordeel," zegt Henk.
"Wijzigingen voeren de financiële overzichten geautomatiseerd in vanuit de brongegevens."
Mensen zijn bijvoorbeeld beter in staat om eigenaar te worden van het nieuwe systeem. "Als je de oplossing goed opzet, kun je de juiste mensen eigenaar maken. Neem verantwoordelijkheid voor de teksten. Voorheen werd dat allemaal door één persoon gedaan. Nu is invoer bij de bron mogelijk, waardoor je ook de verantwoordelijkheid bij de bron kunt leggen," zegt Henk. "De nieuwe tool zorgt ook voor de audit trail die je normaal als individu moet aanleveren. Dit automatiseert een deel van mijn functie, waardoor ik me meer kan richten op kwaliteit," zegt Adinda. "Voor de accountant is het fijn als de audit trail zorgvuldig wordt vastgelegd", zegt Naida Sadzak van Finext, ook nauw betrokken bij het project. Als voormalig accountant bekijkt zij het verbeteren van processen vanuit het perspectief van de accountant.
Van brongegevens naar financiële overzichten met SAP DM
Brabant Water koos voor SAP DM, de Disclosure Management oplossing van SAP. Een referentiebezoek aan Achmea gaf de doorslag. "Bij Achmea bleek dat SAP DM functioneel deed wat wij voor ogen hadden. We wilden dat de wijzigingen vanuit de brondata automatisch in de jaarrekening terecht zouden komen. De applicatie zorgt ervoor dat de wijzigingen op de juiste plek in de jaarrekening komen, zowel in de tekst als in de tabellen," zegt Henk. "SAP DM houdt de versies goed bij; als er ergens een zin of een cijfer verandert, zie je dat meteen", zegt Adinda. "Bovendien hoeven we er niet meer over na te denken om zelf een wijziging op pagina 36 door te voeren", zegt Henk. "Alles is immers gekoppeld aan dezelfde bron."
Dynamisch project
Er speelde veel tijdens het project. Ten eerste stond de implementatie onder grote tijdsdruk. "In de zomer namen we de beslissing om de volgende jaarrekening met SAP DM te doen," zegt Henk, "dus we hadden echt haast." Bovendien was Adinda, een van de hoofdrolspelers, tijdens de start van het project nog met zwangerschapsverlof. Daarnaast werd tijdens het project ook een verbetering rond consolidatie doorgevoerd. Brabant Water heeft drie zelfstandige dochterondernemingen: HydroScope, Hydreco en HydroBusiness. "We hebben de consolidatie van extracomptabel naar intracomptabel gebracht," vertelt Henk. "Voorheen deden we de consolidatie in Excel, nu staan de dochterondernemingen ook in SAP." "Ondanks deze bijkomende factoren is het project goed verlopen," zegt Henk. "Niet alleen was het jaarverslag in het nieuwe systeem op tijd klaar, ook de beoogde kwaliteitsverbetering is behaald."
De geconsolideerde cijfers begrijpen
Naast het verbeteren van de kwaliteit heeft het verbeterde versiebeheer een grote impact gehad op de werkdruk. "We presenteren versie 96 nu met een 'big smile'", zegt Adinda. "Uiteindelijk zullen we naar veel minder versies gaan; op dit moment verbeteren we al doende. Bovendien is elke tekstwijziging een nieuwe versie." "Standaardisatie van het proces kan nog steeds voor verbeteringen zorgen, zodat het aantal reconciliaties afneemt," zegt Naida. Omdat tegelijkertijd het proces rondom consolidatie is meegenomen, zitten toekomstige verbeteringen niet alleen in de cijfers. "Het is ook een leerproces; voorheen zagen onze collega's alleen de enkelvoudige cijfers, nu worden de geconsolideerde cijfers toegevoegd", zegt Henk. "Dat is wennen." Het begrijpen van de geconsolideerde cijfers levert ook al kwaliteitsverbeteringen op. "Mensen begrijpen beter de relatie tussen de moeder- en dochterorganisatie", zegt Adinda.
In het jaarverslag komen de verschillende werelden van Financiën, Communicatie en IT samen. "Alle interne processen moeten goed op elkaar worden afgestemd. Bij de start van zo'n project is het belangrijk om uit te spreken wat we van elkaar verwachten," zegt Adinda. "We zien in de praktijk vaak dat afdelingen als eilandjes werken aan het jaarverslag", zegt Naida. "Door samen in één proces één product op te leveren, betrek je de andere partijen meer." "Het samenbrengen van de eilandjes is een toegevoegde waarde van de nieuwe oplossing", zegt Adinda. "Daarbij is het goed om eerst een nulmeting te doen, met een inventarisatie wie welke rol heeft in het huidige proces."
Meer dan alleen gereedschap
Brabant Water wil nog meer stappen zetten rondom het jaarverslag, bijvoorbeeld door gebruik te maken van de workflows in SAP DM. "Je werkt al met iedereen samen aan één document, waarbij iedereen parallel aan zijn eigen hoofdstuk van het jaarverslag werkt", zegt Wesley. "Door goed gebruik te maken van de ingebouwde workflow in SAP DM kunnen alle betrokkenen in het proces nog beter samenwerken." "Een Disclosure Management oplossing is meer dan alleen tooling," zegt Henk. "We hebben het gekocht als doel, maar uiteindelijk is het een hulpmiddel om het proces te verbeteren."
