Chemieconcern Stahl heeft ambitieuze groeiplannen waarin overnames een belangrijke rol spelen. Om dit te faciliteren heeft Stahl schaalbare consolidatieprocessen nodig. SAP BPC en HANA ondersteunen de grote stappen die de organisatie zet.
"Als bedrijf willen we kunnen groeien", zegt Bram Drexhage, CFO bij Stahl. De chemiegroep is gespecialiseerd in coatings voor met name de leerindustrie. "Wereldwijd zijn er ongeveer vijf grote spelers; wij willen graag nummer 1 zijn. Om dat te bereiken hebben we twee andere spelers overgenomen."
Controle en schaalbaarheid met SAP HANA en BPC
De overnames hebben wel wat te verduren in het consolidatieproces. "In 4 jaar tijd zijn we bijna verdrievoudigd in omvang. Daarmee veranderde onze informatiebehoefte; controle en schaalbaarheid werden belangrijker," vertelt Piet Bekkers, CIO bij Stahl.
Om dit mogelijk te maken, stapt de multinational over op een nieuwe consolidatieoplossing. "Tijdens een van de overnames kwamen er 18 entiteiten bij. Onze vorige oplossing was niet flexibel genoeg om deze veranderingen snel door te voeren. Ook werd de software niet meer ondersteund", zegt Irene Rutten, corporate controller bij Stahl. De keuze viel op SAP BPC. Irene: "We wilden dat de consolidatieregels eenvoudig in te stellen waren en dat rapporten eenvoudig te bouwen waren binnen de consolidatieoplossing." "Binnen BPC kun je flexibel omgaan met de entiteiten en wijzigingen daarin", zegt Gert-Jan van den Berg, vanuit Finext betrokken bij de implementatie.
Bovendien maakt de rest van de organisatie al gebruik van SAP. "De integratie tussen boekhouding en rapportage is eenvoudiger automatisch in te richten als SAP links en rechts wordt gebruikt", zegt Bastiaan Sanders van Plainwater. "Dit elimineert handmatige handelingen, inclusief de bijbehorende risico's." Zusterorganisaties Finext en Plainwater trekken regelmatig samen op bij implementaties. Finext richt zich op het inrichten van de financiële processen, terwijl Plainwater gespecialiseerd is in informatiemanagement en de koppelingen tussen de verschillende lagen.
Sneller met SAP HANA
Na de implementatie van de nieuwe consolidatieoplossing bleken de prestaties achter te blijven. "Dit was vooral een technisch probleem; de combinatie van de oude database met de nieuwe BPC-software presteerde onvoldoende op het gebied van geheugen," legt Pete uit. "We konden dit vooraf niet inschatten, maar door intensief gebruik van BPC - met veel rapportages en data-entry schema's - kwamen we tot de conclusie dat een migratie naar HANA onze beste optie was."
"Het systeem is onbeperkt schaalbaar. Ook is de afsluiting sneller, zowel per kwartaal als per jaar."
Stahl besluit vroegtijdig over te stappen op SAP HANA. "De rest van de organisatie maakte nog geen gebruik van HANA", legt Pete uit. "Dus hebben we eerst goed onderzocht wat de impact zou zijn." De resultaten waren positief. Irene: "SAP HANA heeft de prestaties enorm verbeterd; consolidatie duurt nu nog maar 40 seconden en voor rapportages kunnen we enorme hoeveelheden data binnen een halve minuut verversen."
Van werkdag 12 tot 8
De internationale chemische organisatie is niet alleen tevreden over SAP HANA, maar ook over SAP BPC zelf. Pete: "Met deze overstap kunnen we een veelheid aan overnames aan; het systeem is oneindig schaalbaar. Afsluiten gaat ook sneller, zowel per kwartaal als per jaar. "We zijn van werkdag 12 naar werkdag 8 gegaan", beaamt Irene. "Daarnaast zijn de kwaliteit en betrouwbaarheid omhoog gegaan door de vergelijkbaarheid van de gegevens. Ik denk dat dat nog belangrijker is dan de snelheid," zegt Bram.
Daarnaast is gegevensintegratie een groot pluspunt. "De koppeling tussen SAP BPC en SAP Accounting is een enorme vooruitgang", zegt Irene. "Het is veel consistenter; iedereen gebruikt hetzelfde grootboek en dezelfde mapping." "De traceerbaarheid is nu groter; je kunt transacties vanuit BPC helemaal in SAP ECC traceren," zegt Bastiaan. "De kwaliteit zit al verwerkt in de bron, een bewuste keuze. In SAP BW kunnen we het hierdoor lean and mean houden, waardoor het eenvoudiger en stabieler wordt. Dit betekent wel enige functionele impact op SAP ECC binnen je project, maar daar pluk je de vruchten van tijdens het opzetten van de integratie. En daarna tijdens elke maand- en jaarafsluiting."
Samen werken aan vertrouwen
De samenwerking tussen Stahl, Finext en Plainwater is gebaseerd op vertrouwen. "Aan het begin van het project gaf ik een budget op van een miljoen euro," zegt Bram lachend. "Een budget is niets, het gaat erom dat we aan de slag gaan en doen wat nodig is. We weten wat er geleverd moet worden en testen tussendoor de kwaliteit."
"We hebben een beperkte hoeveelheid expertise en mankracht in huis. Dat doen we bewust, anders hebben we overcapaciteit", vervolgt Bram. "Als we voor iets komen te staan wat we zelf niet aankunnen, willen we graag dat iemand het van ons overneemt. Daarbij moet het niet te theoretisch worden; neem een beslissing en steek de handen uit de mouwen."
Het is een van de redenen om voor Finext en Plainwater te kiezen. "We zijn echter kritisch in onze keuzes voor een externe partij; we hebben met meerdere partijen om de tafel gezeten voordat we met Finext in zee gingen," vertelt Pete. "Ook op basis van de referenties hebben we het meeste vertrouwen in de combinatie van Plainwater en Finext." "No nonsense en hard werken is absoluut de match tussen Stahl en onze clubs", zegt Tiemen van der Tuijn, betrokken als projectmanager vanuit Plainwater. "Snelheid en korte lijnen zijn dan ook typerend voor het project."
"Een implementatie moet geen technisch bolwerk worden, maar moet uitgaan van de resultaten voor de organisatie."
Voortdurende professionalisering
De organisatie bereidt zich voortdurend voor op de volgende stappen in haar groei. "We willen nog verder professionaliseren," zegt Bram. "Daarvoor moeten we zorgen voor een clean house, ook in de lokale landen." "Het nieuwe systeem ondersteunt dit," besluit Piet. "Een implementatie moet geen technisch bolwerk worden, maar uitgaan van de resultaten voor de organisatie. Een pull vanuit de requirements, geen push vanuit de techniek."
