Baggerbedrijf Boskalis had in 2016 niet alleen een FP&A-uitdaging. Ook de operationele rapportage moest verbeteren. De implementatie van Vena zorgde voor één versie van de waarheid. Aparte spreadsheets en verschillende ERP-systemen werden vervangen of verbonden door Vena. We vroegen Boskalis naar hun bevindingen op deze reis.
Boskalis voor Vena
Als grote multinational met een geschiedenis van meer dan 100 jaar is het niet verwonderlijk dat Boskalis, actief in baggeren, offshore energie en maritieme diensten, veel data te verwerken heeft. Wat ze niet hadden toen Pieter Klem in 2018 begon, was een "single source of truth" - één plek om gegevens beschikbaar te maken voor financiële en operationele rapportages in het hele bedrijf. "Divisies gebruikten hun eigen ERP-systemen en iedereen exporteerde gegevens naar Microsoft Excel", zegt Pieter. "Vervolgens bouwde iedereen binnen die divisies zijn eigen rapporten. Het was allesbehalve een professionele oplossing."
Omdat verschillende divisies hun eigen ERP en rapporten gebruikten, waren de rapportageprocessen binnen het bedrijf vaak losgekoppeld en inefficiënt. Teams verloren tijd door veel handmatig invoeren, bewerken en exporteren. "Iedereen exporteerde naar Excel om daar te gaan rapporteren. Terwijl de benodigde exports vaak uren in beslag namen, misschien wel vier uur per medewerker."
Met ongeveer 20 gebruikers en meerdere exports loopt die tijd snel op. En om de rapporten goed op te bouwen, moesten gebruikers zelf grote hoeveelheden gegevens doorzoeken en de juiste informatie eruit halen. Bovendien vergroot het handmatig invoeren en verrijken van gegevens de kans op menselijke fouten en maakt het real-time integreren van gegevens uit verschillende bronnen onmogelijk. Vooral dat laatste is erg belangrijk bij de lopende projecten binnen Boskalis. Voor Pieter was het duidelijk dat Boskalis betere mogelijkheden nodig had.
De keuze van Vena
Het team van Boskalis wist dat het een enorme taak zou zijn om alle rapportages onder te brengen in één systeem met consistente processen en standaardsjablonen voor het hele bedrijf. Tegelijkertijd vertrouwden ze erop dat de juiste oplossing hen zou helpen cijfers te consolideren en informatie beter beschikbaar te maken voor alle klanten binnen Boskalis. Als ze allerlei handmatige taken konden verminderen, konden ze beginnen met het realtime integreren van bronnen en het opzetten van een volwassen datalandschap met operationele en HR-gegevens naast financiële gegevens. Om dit te bereiken koos Boskalis voor Vena.
De uitvoering
Het team begon klein en implementeerde Vena voor specifieke use cases, maar het gebruik van Vena nam al snel toe. Bijvoorbeeld de Budget Control Reports (BCR) binnen Boskalis. Dit werd in eerste instantie geïmplementeerd binnen één divisie en het gebruik ervan verspreidde zich naar andere divisies nog voordat het daar officieel was uitgerold. "Toen we met de BCR begonnen, was het moeilijk om een standaardsjabloon te vinden omdat iedereen het op zijn eigen manier deed," zegt Pieter. "Dus toen hebben we in afstemming met alle business units een nieuwe template ontworpen die de nieuwe standaard werd binnen Boskalis."
Het gebruik van Vena is sindsdien uitgebreid naar andere divisies en meerdere use cases. Vandaag de dag heeft Vena realtime gegevensintegraties met het centrale datawarehouse en een aantal andere gegevensbronnen. Dit maakt Vena de centrale plek voor alle rapportageprocessen zoals wekelijkse cash forecasting, rapportage van P&L, balans en HR-informatie en operationele projectrapportages. Een intern competence center van 5 mensen, geleid door Pieter, is de primaire plaats voor alle Vena expertise binnen het bedrijf. Zij ontvangen verzoeken van gebruikers over de hele wereld en bouwen voortdurend aan nieuwe use cases.
"Data, BI en Reporting wordt steeds belangrijker", zegt Denice de Groot, Business Analist bij Boskalis en lid van het interne Vena-team. "Dit is dus geen project dat voor een paar jaar belangrijk is, het is belangrijk om dit team goed in te richten voor de lange termijn."
"Het belangrijkste is dat het rapporteren nu veel minder tijd kost. Vena is altijd up-to-date"
Belangrijkste resultaten
Met de hulp van Vena was Boskalis in staat om de financiële en operationele rapportage van bedrijfsbrede processen te harmoniseren. Handmatige wijzigingen zijn niet meer nodig en er is een standaard dashboarding waarmee informatie voor iedereen op een overzichtelijke manier toegankelijk is, zonder te hoeven zoeken in de onderliggende data. Denice: "Het belangrijkste is dat rapporteren nu veel minder tijd kost. Vena is altijd up-to-date.
Vena stelt Boskalis in staat om extra financiële modellen toe te voegen en inspireert Pieter, Denice en het team om te blijven verbeteren. Eindgebruikers zijn ook enthousiast en brengen regelmatig hun eigen ideeën voor verdere ontwikkeling naar het competence center. Deze continue afstemming met gebruikers zorgt voor een continue focus op procesverbetering binnen het bedrijf.
Het momentum rond Vena heeft bovendien gezorgd voor buy-in voor het opzetten van een gedeeld ERP-platform. Verschillende onderdelen binnen Boskalis komen voort uit acquisities en hadden altijd hun eigen ERP-systeem. Maar de integratie tussen het nieuwe, centrale ERP-systeem en Vena heeft al geleid tot een omschakeling binnen verschillende onderdelen.
Op dit moment ervaart de hele organisatie de voordelen. De standaardisatie van Reporting over alle componenten heen heeft geleid tot een consistentere manier van werken met alle voordelen van dien. Tegelijkertijd begint de integratie met Power BI steeds meer bij te dragen aan de kant van business intelligence en datavisualisatie. "De combinatie tussen Vena en Power BI is voor ons zeker de volgende grote ontwikkeling die we gaan oppakken", zegt Pieter tot slot.
