Konsolidierung in Ihrem ERP-System

Jahrelang wurde der Konsolidierungsprozess auf verschiedenen Ebenen der IT-Landschaft durchgeführt. So wurden beispielsweise die Zahlen der Buchhaltung im Buchhaltungssystem erfasst und in ein Business Warehouse geladen. Dort wurden die gleichen Zahlen gruppiert und strukturiert, bevor sie konsolidiert und über EPM-Pakete abgerufen wurden. Mit der Einführung von Group Reporting wird sich dieses traditionelle Bild ändern. Group Reporting wird in der Tat in das Transaktionssystem konsolidiert werden, genauer gesagt in SAP S/4HANA. Wir freuen uns, die Vor- und Nachteile, die dies mit sich bringt, im Folgenden zu erläutern.

Konsolidierung in Echtzeit

Eine der Folgen wird sein, dass Sie den ganzen Monat über "aktuelle" Zahlen haben werden - wer möchte das nicht? Jede Buchung (ob automatisiert oder nicht) schlägt sich sofort in den Gruppenzahlen nieder und ermöglicht eine bessere Überwachung. Leider ist dies ein wenig zu kurz gedacht. Ganz einfach, weil bestimmte Kosten und Einnahmen einfach einen monatlichen Charakter haben. Die Miete des Gebäudes, Gehälter, Pachtkosten und so weiter. Alles Ausgaben, die man plötzlich irgendwo im Monat verbuchen muss. Eine volle GuV über den Monat führt also zu Zahlen, die nicht wirklich vergleichbar sind und daher nicht viel aussagen.

Natürlich gibt es bestimmte Branchen, in denen Sie einen täglichen Bericht auf der Grundlage bestimmter KPIs erstellen können. Denken Sie an Unternehmen im Einzelhandel, für die der tägliche Umsatz und die Gewinnspanne von Bedeutung sind. Auch Bankbuchungen können für eine Treasury-Abteilung interessante Informationen enthalten. Es ist jedoch fair zu sagen, dass dafür oft bereits alternative Systeme vorhanden sind. Nein, der wirkliche Mehrwert scheint in einer anderen Ecke zu liegen.

Superschneller Abschluss mit Gruppenberichterstattung

Vor einigen Jahren haben viele Organisationen Anstrengungen unternommen, um den Monatsabschluss zu beschleunigen. Dabei ging es vor allem darum, zu prüfen, welche Aktivitäten möglicherweise früher stattfinden könnten, Vereinbarungen klarer und einfacher zu gestalten und die Zuständigkeiten richtig zu verteilen. Vor allem beim ersten Punkt könnte die Konzernberichterstattung große Fortschritte machen, indem sie es ermöglicht, verschiedene Aktivitäten früher durchzuführen. Am naheliegendsten ist wohl die Abstimmung zwischen den Unternehmen im Laufe des Monats. Dies kann zentral überwacht und dezentral gelöst werden und sogar weitgehend automatisiert sein. Aber es gibt noch mehr Möglichkeiten.

So kann die Unternehmenskontrolle bereits während des Monats "Kontrollen" durchführen, um zu überprüfen, ob bestimmte Buchungen wie vereinbart vorgenommen wurden. Gegebenenfalls können daraus resultierende Korrekturen bereits während des Monats verbucht werden. So wird verhindert, dass nachträgliche Buchungen die Wiedereröffnung abgeschlossener Perioden erforderlich machen. Außerdem wird sichergestellt, dass Ihre Buchhaltungs- und Konsolidierungssysteme nicht "aus dem Takt" geraten, weil Korrekturen in anderen Perioden vorgenommen werden.

Integration

Diese Korrekturbuchungen spiegeln einen Vorteil wider, bei dem die Dinge erst richtig interessant werden: die weitreichende Integration. In einem herkömmlichen System laden wir die Buchungen zunächst in ein zentrales Data Warehouse und dann in ein Konsolidierungstool. Bei diesem neuen System befindet sich alles im selben System, wodurch die endgültigen Auswirkungen viel schneller sichtbar werden.

Umgekehrt bietet diese Integration Vorteile bei der Analyse von Daten. Wenn Daten auf konsolidierter Ebene fehlerhaft sind, kann die Analyse bis zum tatsächlichen Eintrag mit Erklärung, Name, Datum und allen verfügbaren Details aufgeschlüsselt werden. Ein weiterer Vorteil der Integration ist natürlich die Integrität. Da Sie direkt in die Quelle schauen, sieht jeder die gleichen Zahlen. Diskussionen darüber, was die richtigen Zahlen sind, gehören damit der Vergangenheit an.

Leider müssen wir zu all diesen Vorteilen auch eine kleine Anmerkung hinzufügen. Eigentlich kommen all diese Vorteile nur dann zum Tragen, wenn die gesamte Organisation (oder zumindest ein wesentlicher Teil) auf einer S/4HANA-Installation ist. Wenn es einige wenige Unternehmen gibt, die nicht direkt in S/4HANA berichten, kostet es nur relativ wenig Zeit im Monatsabschluss, sich um diese wenigen mehr zu kümmern. Handelt es sich jedoch um große Teile des Unternehmens, sollten diese über Central Finance an das S/4HANA-System angeschlossen werden.

Central Finance ist eine von SAP angebotene Anwendung zur Replikation von Buchungen in das S/4HANA-System. Diese Replikation erfolgt in Echtzeit, ist jedoch mit Wartungsarbeiten in Bezug auf die Stammdatenzuordnung verbunden. Sie bedeutet auch zusätzliche Kosten in Form von Lizenzen.

Konzept für die Zukunft

Diese letzte Bemerkung trifft sicherlich auf eine Reihe von Unternehmen zu. Es gibt viele Unternehmen, die aus Fusionen und Übernahmen hervorgegangen sind und nie wirklich einen Anreiz hatten, ihre Rechnungslegungssysteme zu harmonisieren. Möglicherweise entsteht jetzt ein Anreiz, dies zu tun. Schritt für Schritt wächst dann der Umfang von S/4HANA und das Konzept der integrierten Konsolidierung rückt immer näher.